ISO 9001 для тендера: что проверяет заказчик

Сертификация систем менеджмента добровольная. Закон не обязывает компанию иметь ISO 9001, требование ставит заказчик. Встречается оно в трёх видах:

• условие допуска — без сертификата заявку отклонят;
• критерий оценки — сертификат даёт дополнительные баллы;
• требование договора — сертификат нужно иметь на время исполнения договора.

Где именно стоит требование, видно в документации закупки: в требованиях к участнику, в порядке оценки заявок или в проекте договора. Читайте все три раздела.

По 44-ФЗ требования к участникам ограничены статьёй 31. Сертификат системы менеджмента в этот перечень не входит, потому что сертификация добровольная. Антимонопольные органы признают незаконным требование добровольного сертификата как условия допуска — например, решение Краснодарского УФАС от 10.07.2024 по делу № 023/06/42-3391/2024 о сертификате ГОСТ Р.

Сертификат может учитываться при оценке заявок по критерию квалификации участника — по Положению, утверждённому ПП РФ от 31.12.2021 № 2604. Тогда без сертификата заявку не отклонят, но баллов будет меньше.

Если в закупке по 44-ФЗ ISO 9001 стоит в требованиях к участнику, такое требование можно обжаловать в ФАС до окончания подачи заявок.

По 223-ФЗ заказчик устанавливает требования в своём положении о закупке. Если положение позволяет, сертификат ISO 9001 бывает условием допуска. Это часто встречается у госкомпаний, энергетических и промышленных холдингов.

Коммерческие заказчики — торговые сети, заводы, крупные подрядчики — ставят требование в договоре или в анкете поставщика. Иногда они указывают конкретную систему сертификации или орган, которые признают.

В обоих случаях решает текст документации. Если требование неясное, задайте вопрос заказчику через запрос разъяснений: лучше потратить день на ответ, чем получить отказ по формальной причине.

1. Стандарт и редакция. Нужен ISO 9001:2015 или ГОСТ Р ИСО 9001-2015 — они идентичны. Сертификаты по ISO 9000 и ISO 9004 не выдают: первый — термины, второй — рекомендации.

2. Область сертификации. Виды работ, на которые распространяется система. Если закупка на монтаж вентиляции, а в области сертификата «оптовая торговля», сертификат не подходит.

3. Компания и площадки. Наименование и ИНН совпадают с участником. Если работы идут на нескольких площадках, нужные площадки указаны в сертификате.

4. Срок действия. Сертификат выдают на 3 года. Он должен действовать на дату подачи заявки, а если требование в договоре — на весь срок договора.

5. Надзорный аудит. Каждый год орган проводит надзорный аудит. Пропущенный аудит — повод приостановить сертификат (ISO/IEC 17021-1). Заказчик видит статус в реестре.

6. Система сертификации. Добровольные системы регистрируют в реестре систем добровольной сертификации Росстандарта. Заказчик проверяет, что система, в которой выдан сертификат, там есть.

7. Запись в реестре системы. Сертификат находят по номеру в реестре системы, в которой он выдан. Нет записи — сертификат не подтверждён.

Сертификат ISO выдают по итогам аудита. Аудит идёт в две стадии: орган сначала изучает документы и площадки, затем проверяет, как система работает на деле — процессы, записи, ответы сотрудников.

Сертификат «за один день без проверки» обычно выдан без второй стадии или в системе, которой нет в реестре Росстандарта. Комиссия это замечает в трёх случаях:

• системы нет в реестре систем добровольной сертификации;
• сертификат не находится в реестре системы;
• заказчик запрашивает отчёт об аудите или приходит с собственным аудитом поставщика.

Отклонённая заявка стоит дороже сертификата: участник теряет закупку и время на подготовку заявки.

Срок зависит от того, есть ли у компании документы системы менеджмента.

Точный срок назовём после разбора: он зависит от численности сотрудников, числа площадок и готовности системы. Если до подачи заявки меньше месяца, пришлите документацию закупки сразу — скажем, успеваете ли вы.

Нужны два-три стандарта, например ISO 9001 и ISO 45001 для подрядчика на стройке? Их проверяют одним аудитом.

ISO 9001 — документ о компании. Если вы поставляете продукцию, заказчик проверит и документы на товар:

• сертификат или декларацию по техническому регламенту Таможенного союза (ТР ТС) — для продукции под техническими регламентами;
• документ ГОСТ Р — для продукции из перечней ПП РФ № 2425;
• запись в реестре российской промышленной продукции — для закупок с национальным режимом.

Документы на товар проверяют по реестру Росаккредитации так же, как ISO — по реестру системы: как проверить сертификат и декларацию.

Примеры собирательные: так выглядят частые обращения, это не истории конкретных клиентов.

Подрядчик по монтажу и закупка по 223-ФЗ. Положение о закупке требует ISO 9001 с областью, которая покрывает монтаж инженерных систем. У подрядчика сертификат с областью «торговля оборудованием». Заявку отклонят. Решение — расширить область на надзорном аудите или пройти новый аудит до подачи.

Поставщик продукции и закупка по 44-ФЗ. В документации ISO 9001 стоит среди требований к участнику. Поставщик может подать запрос разъяснений или жалобу до окончания подачи заявок. Если сертификат стоит в критериях оценки, без него заявку примут, но баллов будет меньше.

Сертификат без надзорного аудита. Сертификат получили два года назад и не проходили надзор. В реестре системы статус «приостановлен». Комиссия это видит. Решение — надзорный аудит до подачи заявки.

Цены — по странице сертификатов ISO, при готовой системе.

Аудит проходит быстрее, если документы системы готовы заранее. Орган по сертификации обычно смотрит:

• политику и цели в области качества;
• описание процессов: продажи, закупки, производство или оказание услуг, контроль, работа с жалобами;
• записи: протоколы внутренних аудитов, анализ со стороны руководства, корректирующие действия;
• требования к поставщикам и результаты их оценки;
• обучение и компетентность сотрудников, которые выполняют работы из области сертификации.

На второй стадии аудитор разговаривает с сотрудниками и смотрит записи за последние месяцы. Документы, написанные за день до аудита, видно сразу: в них нет записей, а сотрудники о них не знают.

Если системы нет, её внедряют: пишут документы под реальные процессы компании, обучают сотрудников и проводят внутренний аудит. Внедрение стоит от 30 000 ₽, срок зависит от размера компании.

Иногда заказчик называет систему сертификации или орган, чей сертификат он примет. Тогда сертификат другой системы может не подойти, даже если стандарт и область совпадают.

Что делать:

• проверьте, есть ли названная система в реестре систем добровольной сертификации Росстандарта;
• в закупке по 44-ФЗ спросите заказчика, на каком основании он ограничивает выбор системы;
• в закупке по 223-ФЗ и у коммерческого заказчика сверьтесь с положением о закупке или договором.

Мы подбираем систему сертификации, которую признаёт ваш заказчик, и сверяем область сертификата с его требованием до оплаты.

1. Найдите в документации закупки, где стоит требование ISO: допуск, оценка или договор.
2. Выпишите стандарт, редакцию и виды работ, которые должна покрывать область.
3. Проверьте свой сертификат по 7 пунктам, если он уже есть.
4. Нет сертификата — посчитайте время до подачи заявки и начните с разбора документов системы.
5. Поставьте даты надзорных аудитов в календарь: пропущенный аудит заметят в реестре.
6. Проверьте документы на поставляемую продукцию.