Отказное письмо: когда помогает, а когда нет

Отказное письмо — справка организации по сертификации о том, что товар не подлежит обязательной сертификации и декларированию. В письме указаны товары, их коды Товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и ссылки на регламенты и перечни, под которые товар не попадает.

Закон такой документ не предусматривает. Это практика торговли: письмо объясняет площадке, сети или таможне, почему документа о соответствии нет. Реестра отказных писем тоже нет, поэтому у письма нет юридической силы сертификата или декларации. Его ценность — в правильной проверке товара, на которой оно основано.

Письмо, которое продавец написал сам, обычно не принимают. Нужна организация по сертификации.

Письмо работает, если выполнены два условия:

1. Товар не входит ни в один технический регламент ЕАЭС.
2. Товара нет в перечнях обязательной сертификации и декларирования ПП РФ от 23.12.2021 № 2425.

Чаще всего это:

• бижутерия;
• искусственные цветы и растения;
• картины, рамки, сувениры без электрики;
• чехлы и держатели для телефонов;
• мебельная и дверная фурнитура;
• офисная бумага и ежедневники.

Для таких товаров письмо принимают маркетплейсы при модерации, торговые сети при закупке и таможня при ввозе.

Товар под регламентом. Похожий товар может оказаться под регламентом. Школьные принадлежности для детей входят в технический регламент Таможенного союза (ТР ТС) 007, гирлянды с питанием от сети — в ТР ТС 004. На такие товары нужна декларация или сертификат. Продажа без них — штраф по статье 14.43 КоАП: для юрлица — от 100 000 до 300 000 ₽, для ИП — от 20 000 до 30 000 ₽. Письмо от штрафа не защищает.

Товар в перечне ПП № 2425. Национальные перечни шире, чем кажется: в них есть посуда, стройматериалы, трубы, аккумуляторы, а с 1 сентября 2026 года — электродвигатели. На такие товары нужен документ ГОСТ Р.

Товару нужна госрегистрация. БАДы, детское питание, часть косметики и бытовой химии оформляют свидетельство о государственной регистрации (СГР). Отказное письмо её не заменяет.

Товар маркируемый. Маркировка «Честный знак» — отдельная обязанность. Отказное письмо от неё не освобождает.

Код ТН ВЭД неверный. Письмо выдано на код, который не соответствует товару. При проверке надзор определит код по самому товару, и письмо потеряет смысл.

1. Назначение. Для кого товар и как его используют. Детский товар и товар для взрослых проверяют по разным регламентам.
2. Код ТН ВЭД. Определите по составу, материалу и назначению, а не по инвойсу поставщика.
3. Регламенты. Проверьте, не подпадает ли товар под какой-либо регламент ЕАЭС по коду и описанию. Обращайте внимание на электрику, контакт с кожей, пищей и детьми.
4. ПП № 2425. Проверьте оба перечня — сертификации и декларирования — по коду Общероссийского классификатора продукции по видам экономической деятельности (ОКПД 2) и ТН ВЭД.
5. Особые режимы. Госрегистрация, маркировка, нотификация ФСБ для товаров с шифрованием.

Если на всех шагах ответ «не подпадает», товару подходит отказное письмо. Если хотя бы на одном «подпадает», нужен документ по этому требованию.

Проверку кодов мы делаем бесплатно, до письма: если товар под регламентом, письмо на него не оформляем.

Проверить письмо можно так: найдите организацию, которая его выдала, в реестре аккредитованных лиц на pub.fsa.gov.ru и сверьте коды ТН ВЭД в письме со своим товаром.

Закон срок действия письма не устанавливает. Если изменились регламенты, перечни или сам товар, письмо переоформляют.

С 1 октября 2026 года маркетплейсы сверяют карточки с реестром Росаккредитации: код товара в карточке должен совпадать с кодом в записи документа (ПП РФ от 02.07.2026 № 821). Для товаров вне регламентов сверять нечего, и продавец отдельно указывает, что товар не подлежит обязательному подтверждению.

Это меняет две вещи.

Ошибку в коде найдут быстрее. Если товар на самом деле под регламентом, а продавец заявил, что нет, расхождение заметит площадка или надзор. Снимут карточку, а за продажу без документа последует штраф.

Письмо остаётся подтверждением для модерации. Площадки принимают его для товаров вне регламентов, а торговые сети и таможня — по-прежнему.

Что ещё проверить в карточках до 30 марта 2027 года — в статье о сверке карточек.

При ввозе таможня проверяет, нужен ли товару документ о соответствии. Если товар вне регламентов, таможенный представитель может приложить отказное письмо к декларации на товары как пояснение. Письмо помогает, когда инспектор сомневается в коде ТН ВЭД или назначении товара.

Если таможня решит, что товар под регламентом, письмо не заменит документ. Партию не выпустят, пока импортёр не представит декларацию или сертификат. Поэтому для импорта коды проверяют до отгрузки у поставщика, а не после прибытия партии.

Примеры собирательные: так выглядят частые обращения, это не истории конкретных клиентов.

Одно письмо на весь ассортимент. Продавец включил в письмо сумки, ремни и детские рюкзаки. Сумки и ремни под регламенты не попадают, а детские рюкзаки входят в ТР ТС 007. Письмо на рюкзаки не действует, их карточки снимут при проверке.

Код из инвойса. Поставщик указал код, при котором товар вне регламентов. По составу и назначению товару подходит другой код, а с ним и регламент. Письмо выдано на неверный код и не защищает.

Письмо вместо маркировки. Продавец обуви решил, что отказное письмо освобождает от «Честного знака». Маркировка — отдельная обязанность, и обувь под неё попадает.

Цены — по страницам отказного письма и декларации.

Письмо выдаёт организация по сертификации. Перед заказом проверьте:

• организацию — по реестру аккредитованных лиц на pub.fsa.gov.ru;
• что в письме будут ваши товары с кодами ТН ВЭД, а не общая формулировка «товары народного потребления»;
• что в письме есть ссылки на регламенты и перечни, под которые товар не попадает;
• что получатель письма — ваша компания или ИП.

Письмо без кодов и ссылок площадка или сеть может не принять: из него не видно, на какие товары оно выдано.

Мы называем организацию, которая выдаст письмо, в договоре до оплаты. Образец письма показываем до оплаты тоже.

Так бывает чаще всего: из 30 артикулов 25 вне регламентов, а 5 под ними. Тогда документы оформляют по группам:

• на товары вне регламентов — одно отказное письмо со списком артикулов и кодов;
• на товары под регламентом — декларацию или сертификат по своему регламенту;
• на товары из перечней ПП № 2425 — документ ГОСТ Р.

Каждый документ должен совпадать с карточкой товара по коду ТН ВЭД. Если в карточке и в документе разные коды, площадка не опубликует карточку при сверке с реестром.

Разбить ассортимент на группы помогает проверка кодов: мы делаем её бесплатно и до оплаты называем, какой документ нужен каждому артикулу.

1. Составьте список товаров: название, материал, назначение, код ТН ВЭД.
2. Проверьте каждый товар по регламентам ЕАЭС и перечням ПП № 2425.
3. Проверьте госрегистрацию и маркировку.
4. Товары вне всех требований — оформите на них отказное письмо.
5. Товары под регламентом — оформите декларацию или сертификат: от 12 500 ₽ и от 110 000 ₽.
6. Сверьте коды в письме и в карточках маркетплейса.